Mediahuis, een toonaangevende internationale mediagroep, beheert een breed portfolio van autonome en cross-mediale mediamerken. Het kwalitatief aansturen van deze activiteiten in België vereist een doeltreffende organisatie. Met 1.100 medewerkers, verdeeld over een grote redactie, een eigen drukkerij, online platformen en andere afdelingen, staat Mediahuis voor complexe workforce management uitdagingen.
De organisatie telt zowel arbeiders als bedienden, aangevuld met een flexibele schil van interim-personeel. Veel medewerkers, met name op de redactie en in de drukkerij, werken bovendien buiten de traditionele kantooruren (9-to-5).
Uitdaging 1: Complexe loonadministratie
Een van de uitdagingen bij Mediahuis is het garanderen van een foutloze en maximaal geautomatiseerde salarisadministratie. De complexiteit hiervan wordt geïllustreerd door de 188 unieke looncodes die maandelijks vanuit Syntegro worden berekend en doorgestuurd naar Sociaal Secretariaat Attentia voor de vaste werknemers. De regels verschillen aanzienlijk per werknemersgroep, denk aan:
- Compensatie van overuren (via glijtijd, inhaalrust of overurenopbouw).
- Toeslagen voor nacht-, weekend- en feestdagenwerk.
- Ploegenarbeid.
- Verlofberekeningen.
- Diverse premies, zoals voor werk op een vrije dag.
Wekelijks bezorgt de personeelsdienst de prestaties van de uitzendkrachten uit Syntegro aan de respectievelijke interimkantoren.
Voor de drukkerij geven de interimkantoren zelf ‘beschikbaarheidscodes’ in via Syntegro. Na de planning ontvangen de uitzendkantoren op basis van een wekelijks geautomatiseerd rapport uit Syntegro de juiste werkcodes om de nodige contracten op te maken en de uren aan de uitzendkrachten te bevestigen.
Dankzij deze op maat geconfigureerde tijdregistratiesoftware kan Mediahuis al deze verschillende groepen tijdsefficiënt beheren.
Uitdaging 2: Optimaal inzetten van vaste- en tijdelijke medewerkers
De mediasector draait niet op een 9-to-5 ritme. Hoewel de inzet van de juiste medewerker op de juiste plaats en het juiste moment grotendeels vooruit gepland kan worden, vereist de sector frequente bijsturing op basis van de actualiteit en de beschikbaarheid van personeel.
De WFM-tool van Syntegro biedt Mediahuis een totaaloverzicht van alle beschikbare collega’s en interim-krachten. Die worden door de interim-kantoren rechtstreeks in Syntegro aangemaakt. De planners van Mediahuis kunnen hen vervolgens direct mee opnemen in hun planning. Doordat planning en tijdregistratie geïntegreerd zijn, garandeert de oplossing een correcte naleving van wet- en regelgeving.
Bovendien hebben medewerkers mede de controle over hun beschikbaarheid. Via hun pc of smartphone hebben zij op elk moment eenvoudig toegang tot onze oplossing. Zo kunnen zij:
- Online hun werkschema raadplegen.
- In real-time hun prestaties en vakantiedagen inzien.
- Eenvoudig alle aanvragen (zoals verlof, fietsvergoedingen of onkosten) indienen.
Conclusie: Flexibiliteit en controle
De workforce management oplossing van Syntegro, die planning combineert met tijdregistratie, helpt Mediahuis enkele van haar strategische doelstellingen – klantgerichtheid, wendbaarheid en samenwerking – te realiseren. Zo kan Mediahuis in een snel veranderende wereld flexibel inspelen op de noden van de lezers en klanten, met blijvende aandacht en respect voor de eigenheid van elk individu.
