Privacyverklaring

Deze privacyverklaring helpt u te begrijpen welke persoonsgegevens Syntegro NV ("Syntegro", "wij", "we") verzamelt en waarom, en hoe we uw persoonsgegevens verwerken, beschermen, bewaren, exporteren en verwijderen.

Persoonsgegevens zijn alle gegevens betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, zoals een e-mailadres, adres of telefoonnummer.

Contact opnemen

Hebt u opmerkingen of vragen over deze privacyverklaring, of zorgen over uw privacy — ook over een mogelijke inbreuk daarop — neem dan contact met ons op via een e-mail naar dpo@syntegro.be.

U kunt ook contact opnemen met ons kantoor:

Syntegro NV
Herkenrodesingel 16
B-3500 Hasselt, België
+32 11 260 270

Verwerkingsactiviteiten

Syntegro verwerkt uw persoonsgegevens voor de hieronder beschreven verwerkingsactiviteiten.

Marketing

Syntegro gebruikt e-mail en andere kanalen om marketingcommunicatie te versturen. De hiervoor verwerkte persoonsgegevens zijn uw naam en e-mailadres.

Onze wettelijke grondslag voor deze verwerking is ons gerechtvaardigd belang om geïnteresseerde personen en organisaties relevante marketingcommunicatie te bezorgen, cf. artikel 6, lid 1, f) AVG. Aangezien wij in een business-to-businesscontext werken, zegt uw gedrag in deze context weinig over uw persoonlijke leven en worden er geen gevoelige gegevens verwerkt.

Uw persoonsgegevens worden verwijderd zodra u zich afmeldt voor marketingcommunicatie van Syntegro. Dat kan door:

Houd er rekening mee dat u, ook nadat u zich hebt afgemeld voor marketingcommunicatie, nog steeds andere berichten van Syntegro kunt ontvangen, zoals orderbevestigingen en kennisgevingen die nodig zijn om uw account of de geleverde diensten te beheren.

Gebruik van cookies

Wanneer u onze website bezoekt, plaatsen we cookies op uw apparaat die strikt noodzakelijk zijn voor de werking van de website. Deze cookies maken basisfuncties zoals paginanavigatie mogelijk; zonder deze cookies werkt de website niet goed. Onze wettelijke grondslag hiervoor is ons gerechtvaardigd belang om u een functionele website aan te bieden, cf. artikel 6, lid 1, f) AVG.

We kunnen ook andere cookies op uw apparaat plaatsen, maar enkel met uw voorafgaande toestemming. Het gaat om functionele, analytische en marketingcookies, elk met een ander doel:

We vragen voor elk van deze categorieën uw voorafgaande toestemming, zodat u kunt kiezen welke cookies u aanvaardt. Onze wettelijke grondslag hiervoor is uw toestemming, cf. artikel 6, lid 1, a) AVG.

We gebruiken analyse- en marketingtools van derden, waaronder Google Analytics (Google) en Leadinfo. Leadinfo identificeert de organisatie achter een zakelijk bezoek op basis van het IP-adres, aangevuld met openbaar beschikbare bedrijfsinformatie, voor B2B-leadgeneratie. Wanneer u onze website bezoekt — tenzij u analyse- en marketingcookies hebt geweigerd — wordt bepaalde informatie, zoals apparaatinformatie en IP-adres, naar deze aanbieders verzonden. Google kan deze informatie gebruiken voor analyse en gepersonaliseerde advertenties; lees meer over de verwerking door Google hier: business.safety.google/privacy.

Cookies vallen onder verschillende bewaartermijnen. Voor een volledig overzicht van de cookies die we gebruiken, raadpleegt u ons cookiebeleid. U kunt uw keuzes op elk moment wijzigen — en uw recht van bezwaar uitoefenen, cf. artikel 21 AVG — via onderaan elke pagina.

Rekrutering

Syntegro verwerkt persoonsgegevens tijdens rekrutering om wervingsprocessen te beheren, sollicitaties te behandelen, ingediende documenten te evalueren, gesprekken te voeren en referenties te contacteren. De verwerkte persoonsgegevens omvatten contactgegevens zoals naam, adres, telefoonnummer en e-mail, evenals uw cv, sollicitatie en andere ingediende documenten.

Onze wettelijke grondslag hiervoor is ons gerechtvaardigd belang om de juiste kandidaat te vinden, cf. artikel 6, lid 1, f) AVG. Voor kandidaten met wie we verdergaan, verwerken we ook persoonsgegevens om op uw verzoek stappen te zetten vóór het sluiten van een overeenkomst, cf. artikel 6, lid 1, b) AVG.

De persoonsgegevens worden verwijderd wanneer het wervingsproces is afgerond, doorgaans uiterlijk zes maanden na de uiterste sollicitatiedatum, tenzij anders met u overeengekomen.

Beveiliging

Syntegro verwerkt persoonsgegevens om beveiligingsdreigingen en misbruik op te sporen, te beperken en te voorkomen, en om noodzakelijk onderhoud en debugging uit te voeren. De betrokken persoonsgegevens omvatten uw naam, e-mailadres en gebruikers- en webverkeersgegevens zoals login-ID, gebruikersnaam, IP-adres en apparaatinformatie.

Onze wettelijke grondslag hiervoor is ons gerechtvaardigd belang om een veilige omgeving voor onze klanten en activiteiten te behouden, cf. artikel 6, lid 1, f) AVG.

Producten en diensten leveren aan klanten

Syntegro verwerkt persoonsgegevens om klantorders, overeenkomsten en betalingen voor de door ons geleverde producten en diensten te beheren. De verwerkte gegevens omvatten basisgegevens zoals naam, adres, telefoonnummer en e-mail, samen met factuurgerelateerde informatie.

Onze wettelijke grondslag hiervoor is ons gerechtvaardigd belang om de levering van producten en diensten aan de contactpersoon van de klant te faciliteren, cf. artikel 6, lid 1, f) AVG. We bewaren deze persoonsgegevens enkel zolang als nodig, en in de meeste gevallen nooit langer dan drie jaar na uw laatste geregistreerde activiteit.

Inschrijving voor webinars en evenementen

Wanneer u zich inschrijft voor webinars, opleidingen of evenementen, verzamelen we persoonsgegevens die we ook gebruiken voor opvolging, zoals het uitreiken van certificaten. De verwerkte persoonsgegevens omvatten contactinformatie zoals naam en e-mail, en gegevens over uw inschrijving.

Onze wettelijke grondslag hiervoor is ons gerechtvaardigd belang om webinars en evenementen aan te bieden aan geïnteresseerden, cf. artikel 6, lid 1, f) AVG.

Verbetering van onze diensten

Syntegro werkt voortdurend aan het verbeteren van de kwaliteit, functionaliteit en gebruikerservaring van onze producten, diensten en websites. De persoonsgegevens die we verwerken omvatten uw naam, e-mailadres en gebruikers- en webverkeersinformatie zoals login-ID, gebruikersnaam en IP-adres, evenals statistieken over hoe u onze software gebruikt en met content op onze website omgaat.

Onze wettelijke grondslag hiervoor is ons gerechtvaardigd belang om aan de verwachtingen van onze klanten te voldoen, cf. artikel 6, lid 1, f) AVG. Na drie jaar worden de persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd voor statistisch gebruik.

Verzoeken behandelen en ondersteuning bieden

Wanneer u contact met ons opneemt via een contactformulier, onze chatbot of een soortgelijk kanaal op onze website, verwerken we de persoonsgegevens die u in uw verzoek opneemt — minstens uw contactgegevens — om communicatie en ondersteuning mogelijk te maken.

Onze wettelijke grondslag hiervoor is ons gerechtvaardigd belang om vragen en bezorgdheden van bezoekers te beantwoorden, cf. artikel 6, lid 1, f) AVG. Verzoeken en bijbehorende correspondentie worden enkel bewaard zolang als nodig, en niet langer dan drie jaar na de laatste correspondentie over het verzoek.

Hoe uw persoonsgegevens kunnen worden gedeeld

Binnen de Visma Group

Syntegro maakt deel uit van de Visma Group, die uit verschillende dochterondernemingen bestaat. Om overzicht en inzicht te behouden, kunnen we uw persoonsgegevens delen tussen ondernemingen binnen de Visma Group. Dergelijke uitwisseling vindt enkel plaats wanneer er een geldige wettelijke grondslag is onder de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, en blijft beperkt tot wat noodzakelijk is voor het bepaalde doel.

Buiten de Visma Group

Syntegro kan uw persoonsgegevens ook delen met externe derden in de volgende gevallen:

Verwerkers

Syntegro doet een beroep op verwerkers om persoonsgegevens te verwerken — doorgaans leveranciers van clouddiensten of andere IT-diensten. Bij het gebruik van verwerkers sluit Syntegro een verwerkersovereenkomst om uw privacyrechten te waarborgen. Wanneer verwerkers buiten de EU/EER gevestigd zijn, zorgen we namens u voor een wettelijke grondslag voor dergelijke internationale doorgiften, onder meer door gebruik te maken van de modelcontractbepalingen van de EU. U kunt steeds meer gedetailleerde informatie over onze verwerkers opvragen door contact met ons op te nemen zoals beschreven onder "Contact opnemen".

Gebruikerscommunities

Als u een bericht, opmerking of iets dergelijks plaatst op gebruikerscommunities, fora of andere sites, kan die informatie worden gelezen en gebruikt door iedereen die er toegang toe heeft. Syntegro is niet verantwoordelijk voor informatie die u op dergelijke fora of sites plaatst.

Zakenpartners

Syntegro kan uw persoonsgegevens delen met partners wanneer dit vanuit zakelijk oogpunt gerechtvaardigd is en in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving.

Overheidsinstanties

De politie en andere autoriteiten kunnen ons om toegang tot informatie verzoeken. In al die gevallen volgen we interne beleidslijnen en procedures, delen we enkel wat wettelijk strikt vereist is, en uitsluitend op basis van geldige gerechtelijke bevelen of soortgelijke juridische documenten.

Uw rechten

U kunt zich beroepen op de volgende rechten met betrekking tot onze verwerking van uw persoonsgegevens:

Houd er rekening mee dat er bepaalde uitzonderingen of beperkingen op deze rechten kunnen gelden, afhankelijk van uw specifieke situatie. In dat geval lichten we de toepasselijke uitzondering of beperking toe en helpen we u uw rechten zo volledig mogelijk uit te oefenen binnen de toepasselijke wetgeving.

Om een van deze rechten uit te oefenen, stuurt u een e-mail naar dpo@syntegro.be. U hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit. In België is dat de Gegevensbeschermingsautoriteit (gegevensbeschermingsautoriteit.be).

Wijzigingen

We raden u aan deze privacyverklaring regelmatig na te lezen. Als we belangrijke wijzigingen aanbrengen die onze privacypraktijken wezenlijk veranderen, brengen we u daarvan op de hoogte. Deze verklaring wordt minstens eenmaal per jaar herzien.

Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op: 2026-06-22.