Yontec : spécialiste de la maintenance industrielle
Yontec est spécialisée dans la maintenance industrielle des machines de production pour des entreprises de tous les secteurs, de l’alimentation à la logistique et à la production de béton, depuis 2005. Aujourd’hui, l’entreprise hasseltoise emploie 140 techniciens. Ils sont principalement employés chez des clients flamands pour des périodes spécifiques allant de quelques jours à plusieurs mois, voire plusieurs années.
Le plus souvent, ces techniciens travaillent durant cette période à un endroit fixe, chez un client précis. Il arrive aussi qu’ils combinent plusieurs lieux de travail et clients.
« Dans les deux cas, nous sommes confrontés à des situations assez complexes, tant pour le service de planification que pour nos collègues des RH », raconte Wesley Bylois, planning officer chez Yontec. « Nous parlons en fin de compte de plus de 140 collaborateurs chez de nombreux clients et de centaines de types de régimes de travail. »
Automatisation de l’enregistrement des heures et des tâches
“Jusqu’en décembre 2019, nous traitions toutes les heures manuellement. Cela nous prenait une semaine. Une solution automatisée d’enregistrement des tâches s’imposait donc.”
Jusqu’à il y a quelques années, la planification et le traitement des salaires chez Yontec se faisaient encore manuellement. Selon Veerle Woestenborghs, collaboratrice RH, il s’agissait d’un exercice intensif et chronophage qui s’accompagnait de beaucoup d’administration.
« Jusqu’en décembre 2019, tous nos techniciens consignaient leurs heures et leurs tâches sur papier. Le lundi, ils apportaient toutes les fiches que nous traitions ensuite manuellement. Il va de soi que ce système était difficile à organiser et sujet à des erreurs. Les fiches arrivaient en retard, les informations étaient incomplètes ou erronées, les absences pour cause de maladie étaient bien coordonnées avec le client mais pas mentionnées sur les fiches, etc. Le traitement prenait en moyenne une semaine. Les collègues du service facturation avaient également besoin du même temps pour tout traiter correctement. Une solution automatisée d’enregistrement des heures et des tâches s’imposait donc. »
Fiabilité, expertise et flexibilité
Dans la recherche d’un partenaire capable de fournir une solution numérique, Yontec s’est laissé guider par un certain nombre de critères importants, explique Wesley. « La fiabilité était l’exigence principale. À cet effet, nous avons cherché un partenaire pouvant présenter de belles références. Compte tenu de la complexité du traitement des salaires dans notre entreprise, une connaissance approfondie de la législation pertinente et une bonne communication avec notre secrétariat social étaient également essentielles. Cela signifiait que nous recherchions un système flexible qui soit également facile à utiliser via une application mobile. »
Enregistrement des tâches sur mesure et en temps réel
“Le système d’enregistrement des tâches que nous utilisons est configuré sur mesure et entièrement intégré à l’enregistrement du temps et au module self-service.”
La recherche de Yontec a abouti à Syntegro. En janvier 2020, les salaires de tous les collaborateurs ont été entièrement automatisés pour la première fois. Le module d’enregistrement des tâches permet l’enregistrement en temps réel du temps passé par les techniciens chez un client spécifique.
« Le système d’enregistrement des tâches que nous utilisons est configuré sur mesure et entièrement intégré à l’enregistrement du temps et au module self-service », explique Veerle. « Cela permet à chaque technicien, où qu’il soit et à tout moment, d’enregistrer lui-même son temps de travail via l’application ou sur sa propre tablette. Nous préparons un horaire et des centres de coûts ; eux enregistrent simplement les heures de début et de fin de leur tâche.
De plus, ils peuvent également demander des congés et ils ont un aperçu en temps réel de leur solde de congés. Auparavant, ils ne pouvaient le consulter que mensuellement sur leur fiche de paie. En outre, dans cet outil convivial, ils ne voient que les tâches qui les concernent, ce qui rend tout très clair. »
Complet et intégré
“Grâce à l’intégration de l’outil d’enregistrement des tâches avec d’autres logiciels, nous réalisons des gains de temps et nous réduisons notre marge d’erreur.”
L’intégration de ce module d’enregistrement des tâches avec d’autres logiciels offre également un grand avantage pour la planification, la facturation et l’administration des salaires de Yontec, souligne Wesley.
« Les API standard de Syntegro permettent une connexion avec notre logiciel ERP d’AFAS, notre outil de planification et notre secrétariat social.
Les informations enregistrées dans l’outil d’enregistrement des tâches de Syntegro nous sont restituées sous forme de rapports détaillés et personnalisés, dans notre charte graphique caractéristique. Nous pouvons ainsi les utiliser en un rien de temps, automatiquement et sans avoir à nous soucier de la sécurité et de la conformité, pour la planification, la post-calculation, la facturation et la rémunération. Nous réduisons ainsi considérablement à la fois notre investissement en temps et notre marge d’erreur. »
Un expert fiable
Pour Yontec, c’est clair : avec Syntegro, le traitement des salaires des collègues ainsi que la facturation des clients se déroulent sans heurts et sans erreur. Wesley, Veerle et leurs collègues peuvent non seulement utiliser des solutions numériques et une automatisation haut de gamme, mais aussi bénéficier d’un excellent suivi par leurs interlocuteurs Syntegro.
« Bien sûr, la qualité et la convivialité de la solution sont très importantes », explique Wesley. « Mais en plus de cela, je recommanderais Syntegro surtout en raison de la rapidité d’aide, de l’accessibilité et du suivi flexible. »
« Syntegro est avant tout un partenaire fiable et compétent qui réfléchit avec nous de manière orientée solutions », conclut Veerle.
DÉFIS
- Paie et facturation complexes des clients finaux
- Enregistrement horaire chronophage et sujet aux erreurs pour le traitement de la paie et la facturation des clients
- Besoin d’un enregistrement des tâches précis et efficace
- Intégration de l’enregistrement des tâches avec d’autres systèmes
- Solution mobile adaptée aux employés sur le terrain
SOLUTIONS
- Outil intégré et convivial d’enregistrement des heures et des tâches
- Self-service via un appareil mobile
- Automatisation du traitement de la paie et de la facturation
- Aperçus en temps réel pour les planificateurs et les collaborateurs
- Rapports prêts à l’emploi pour la post-calculation et la facturation
AVANTAGES
- Solution conviviale pour les collaborateurs
- Gain de temps et d’efficacité
- Réduction des erreurs
- Solution flexible sur mesure qui évolue
- Partenaire attentif et proche
